A Gestão do Conhecimento e a
padronização
Por Carlos Alberto de Faria
03/07/2008
Um dos assuntos que causa mais comoção é
a padronização, o pessoal fica olhando
de lado. Esta palavra PADRONIZAÇÃO traz
junto com ela, pela nossa cultura, o
conceito de amarras, de algo imutável,
de uma estrutura rígida, de falta de
flexibilidade. Afinal nós somos e nos
vangloriamos de ser o país do jeitinho,
não é?
Este é um conceito deturpado da
padronização, pois a padronização exige
sim o rigor de se estabelecer como as
coisas precisam ser feitas. Mas embutido
na padronização está também o conceito
de que se deve aplicar a melhoria
contínua: enxergando formas melhores ou
mais efetivas de se fazer, o que quer
que seja. Então essa nova forma de fazer
é testada, e se aprovada, torna-se o
novo padrão.
A padronização traz consigo a liberdade
de criar, deixa para trás o receio e o
medo de errar, pois indica exatamente o
que deve ser feito e como deve ser
feito, possibilita o desenvolvimento das
pessoas e dos processos e,
conseqüentemente, das empresas.
Vejamos cada um destes itens em
separado:
1. O Fim Do Receio E Do Medo
A padronização exige que se escreva o
que se produz, como se produz e para
quem se produz. Este conjunto de
descrições informa, aos que executam as
atividades de produção desse bem ou
serviço padronizado, exatamente o que
tem que ser feito, ou seja, informa o
que se espera que ele faça e como devem
fazer. Sem dubiedade e sem mudanças de
humor de chefes e supervisores.
Com a padronização o resultado esperado
do empregado é descrito de forma a não
haver dúvidas, eliminando os receios e
mal entendidos tão comuns em nossas
empresas.
O empregado sabe e conhece o que deve
fazer, e pelo que será cobrado,
eliminando ansiedade, receio e o medo.
2. O Desenvolvimento Da Pessoa
Como o empregado sabe perfeitamente o
que se espera dele e sabe elaborar ou
executar a sua atividade, ele pode e
deve ser investir o seu tempo e
capacidades, não somente na sua
atividade, mas também no aprimoramento
do processo de produção ou elaboração.
Com isto o empregado deixa de ser mão de
obra, e age com mais inteireza, mais
ativamente, questionando o processo,
propondo e testando melhorias. Isto
coloca cada empregado mais próximo da
sua realização profissional, ele é um
ser humano pleno em uma atividade
produtiva, onde ele pode fazer a
diferença.
3. O Desenvolvimento Dos Processos
Com o questionamento do processo, a
proposição e teste de alterações que
possibilitem ganhos, os processos também
evoluem, aprimoram-se. Este
aprimoramento tem o nome de melhoria
contínua. Este aprimoramento de
processos tem um único caminho e um
único nome: aumento de produtividade.
4. O Desenvolvimento Da Empresa
A empresa também melhora como reflexo:
- dos empregados plenos e ativos;
- dos empregados que sabem o que se
espera deles;
- dos processos padronizados e em
constante otimização;
- da produtividade crescente; e
- dos "benchmarkings" internos, ou
disseminação de melhores práticas.
Mas até agora você só falou de
padronização, e a gestão do
conhecimento? O que tem uma a ver com a
outra?
Pois é, a padronização é uma das
ferramentas básicas da gestão do
onhecimento.
A padronização garante, que na ausência
de qualquer empregado, por qualquer
motivo, haja um padrão que define o que
deve ser feito e como deve ser feito.
Com isto o conhecimento permanece na
empresa, e não somente na cabeça de uns
poucos empregados, servindo também de
base para o treinamento de novos
empregados. Ajuda e alavanca a
comparaçãao e a disseminação do
conhecimento, internamente à empresa.
O histórico da padronização, registrando
a evolução de como as coisas foram sendo
feitas, ajudam a dar uma visão da
evolução do processo de elaboração ou
confecção, não permitindo que se volte
atrás, com proposições já testadas e
abandonadas.
Portanto a padronização é um dos
instrumentos básicos da Gestão do
Conhecimento: a padronização ajuda a
tornar perene e disponível o
conhecimento testado e aprovado na
empresa, registra a sua evolução,
dissemina o conhecimento e alavanca
comparações, ajudando a estabelecer
melhores práticas ("benchmarking").
Carlos Alberto de Faria é sócio diretor
da Merkatus - Fonte: Merkatus