A Estrutura Organizacional Facilitadora
Por Henrique Montserrat Fernandez
28/08/2007
O desenho da estrutura organizacional de uma empresa
incide, direta ou indiretamente, nas falhas de
comunicação; coordenação entre os departamentos;
definição de áreas, atribuições e responsabilidades;
excesso de burocracia, além de falta de iniciativa,
criatividade e inovação. Para evitar essas armadilhas, o
desenho da estrutura organizacional deve facilitar o
fluxo e o processo das informações, ser flexível e
adaptável, satisfazer seus membros, enfim. Precisa levar
em conta que o que realmente importa, é o comportamento
das pessoas perante os objetivos da organização.
É óbvio que, quando uma empresa é pequena, as decisões
fluem mais facilmente entre os tomadores de decisão e os
funcionários, pois há menos níveis hierárquicos e as
ordens geralmente são dadas diretamente ao responsável
por seu cumprimento.
A partir do momento em que a empresa cresce e a
quantidade de funcionários aumenta, cresce também o
número de níveis hierárquicos, com a inclusão das
chamadas chefias intermediárias. Então, o dono não
conversa mais diretamente com o funcionário, em vez
disso, passa a ordem para outra pessoa (e desta para
outras conforme o tamanho da empresa), o que aumenta os
chamados ruídos na comunicação (o ouvinte acaba não
entendendo o que o emissor quis dizer – e os erros
ocorrem).
Outro problema grave surge quando a empresa é muito
departamentalizada. Na maior parte das vezes esses
departamentos não conversam entre si (ou mesmo são
rivais), o que ocasiona perda de tempo na realização de
atividades conjuntas, retrabalho (fazer de novo o que já
está pronto), ou pior, um verdadeiro “cabo-de-guerra”
entre os departamentos rivais, que exaure as forças da
organização.
Uma estrutura organizacional deve, portanto, ser
flexível a ponto de diminuir a ocorrência desses
problemas e deve fazer com que a estratégia empresarial
adotada não seja prejudicada.
Para que isso ocorra, a estrutura organizacional deve
estar menos ligada às funções departamentais e mais
relacionada com os objetivos da organização e as
atividades necessárias para atingi-los:
Podemos organizar a empresa por linhas de produtos, de
forma a atribuir atenção adequada a todas, através da
utilização de divisões internas, por exemplo.
Outra maneira é utilizar critérios geográficos de
atuação, através de filiais e direções regionais.
Se quisermos atender grupos distintos de clientes
podemos organizar a empresa por clientes ou segmentos de
mercado.
Há empresas entretanto, em que os tradicionais
departamentos funcionais, como produção, vendas,
administração etc podem continuar sendo utilizados como
a principal estrutura organizacional, desde que não
firam os objetivos traçados.
E também não podemos esquecer da possibilidade de
organização por projetos, utilizada principalmente por
empresas que trabalham sob encomenda, caso de
estaleiros, empresas de engenharia, indústrias
aeroespaciais, entre outras.
Independentemente portanto do tipo de organização,
notamos que uma coisa é invariável. Graus de chefia ou
coordenação intermediárias continuarão existindo, de
forma a tentar manter o grupo de trabalho numa mesma
linha de objetivo, traçado pela alta administração. Cabe
aos administradores impedir que ocorram problemas,
através da gestão adequada dos recursos humanos da
empresa.
Henrique Montserrat Fernandez é Administrador de
Empresas com pós-graduação em Análise de Sistemas e MBA
em Tecnologia da Informação / E-management pela
Strong/FGV. Com 29 anos de atuação profissional,
trabalhou em empresas de médio e grande portes, tais
como Grupo Bonfiglioli, Copersucar e SENAC, entre
outras. Foi Gerente de Sistemas e Métodos da Zanthus,
tradicional fabricante de Terminais Ponto de Venda, onde
atuou por mais de seis anos. Foi também professor
universitário na década de 90.